Zeitmanagement:

So teilst du deinen Tag am besten ein

Wenn am Ende des Arbeitstages oder der Woche viele Aufgaben unerledigt geblieben sind, ist häufig schlechtes oder fehlendes Zeitmanagement ein Grund dafür. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Methode oder Herangehensweise kannst du mehr erledigen. Wie das gelingen kann, verrate ich dir hier…

Zeitmanagement: Wo hakt es?

Meist merken wir gar nicht, wie viel Zeit wir jeden Tag verschwenden. Kurz mal aufs Smartphone geschaut, E-Mails gecheckt und durch die Sozialen Netzwerke gescrollt. Schon sind ein paar Minuten vergangen. Klingt zunächst nach nicht viel. Wenn du das Ganze aber mehrmals täglich machst, kommt schnell eine Stunde oder mehr zusammen – und jetzt rechne das auf die Arbeitswoche hoch…

Aber nicht nur das, Studien zeigen, dass wir nach jeder Ablenkung von der Arbeit bis zu 15 Minuten brauchen, bis wir wieder im Workflow sind. Bedeutet: Zusätzlich zu der Zeit, die du für die Ablenkung verwendest, brauchst du noch mehr Zeit, um wieder an deiner ursprünglichen Aufgabe weiterzuarbeiten. Das führt dazu, dass am Ende des Tages die To-do-Liste noch unerfreulich lang ist.

Das bedeutet nun natürlich nicht, dass du gar keine Pausen einlegen und stur acht Stunden am Tag durchackern solltest. Das klappt nicht. Daher: Pausen ja, aber gezielt – und zwar mit dem richtigen Zeitmanagement.

Zeitmanagement: Verschaff dir einen Überblick

Bevor du nun wie wild verschiedene Zeitmanagement-Methoden ausprobierst, solltest du einen Überblick darüber haben, wo du die meiste Zeit vertrödelst. Smartphone und Soziale Netzwerke habe ich bereits angesprochen – und tatsächlich sind das immense Zeitfresser, die uns noch dazu unbemerkt mehrere Stunden pro Woche stehlen. Denn die paar Minuten, die du hin und wieder aufs Handy schaust, kommen dir zunächst gar nicht so viel vor.

Daneben gibt es noch weitere Aktivitäten, die dich davon abhalten, deinen Arbeitstag effektiv und effizient zu gestalten. Daher ist es äußerst sinnvoll, dass du genau die vorab herausfindest.

Das kannst du beispielsweise mit verschiedenen Apps tun. Toggl ist eine solche App, die dir zeigt, wo es in deinem Arbeitsalltag Zeitspar-Potenzial gibt. Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an praktischen Tools, die sich mit diesem Thema beschäftigen.

Wenn du allerdings eher der analoge Typ bist, ist auch das gar kein Problem: Mit Papier und Stift kannst du ebenfalls notieren, wann du wie viel Zeit für welche Ablenkung von der Arbeit aufgebracht hast.

Am besten kontrollierst du dein Verhalten über mindestens eine Arbeitswoche hinweg. Danach kannst du nämlich auch sehen, welche Tage bei dir am produktivsten sind und deinen Workflow entsprechend planen.

Diese Zeitmanagement-Methoden gibt es

Bei den Methoden zum Thema Zeitmanagement verhält es sich wie bei den Apps: Es gibt derart viele, dass man fast den Überblick verlieren kann.

Mein Tipp: Du musst für dich ausprobieren, welche Zeitmanagement-Methode für dich funktioniert. Diesen Schritt kann dir keiner ersparen. Auf der anderen Seite ist das aber auch eine gute Nachricht. Denn durch das Ausprobieren lernst du etwas über dich selbst und deine bevorzugte Art zu arbeiten. Oder wie Oma sagen würde: „Nichts ist so schlecht, dass es nicht auch für etwas gut wäre…“

Trotzdem möchte ich dir einige Zeitmanagement-Methoden vorstellen, die durchaus erfolgversprechend sein können. Denn die hier vorgestellten gehören zu den bekanntesten Methoden überhaupt – und das muss schließlich einen Grund haben.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix, die auch unter dem Namen Eisenhower-Prinzip bekannt ist, beruht im Wesentlichen auf einer Einteilung deiner Aufgaben.

Dabei unterscheidet man vier Kategorien, in die du deine Verpflichtungen einteilst. So erhältst du einen Überblick darüber, welche Aufgaben als erste bearbeitet werden müssen und welche hinten anstehen oder gar ignoriert werden können.

Dazu zeichnest du ein großes Quadrat und unterteilst das wiederum in vier kleinere Quadrate. Die Kategorien, die du zum Klassifizieren nutzt, sind dabei folgende:

wichtig – nicht wichtig

dringend – nicht dringend

Nachdem du deine zu erledigenden Aufgaben zugeordnet hast, weißt du genau, wie du sie angehen musst. Dieses Tool hilft dir ganz schnell, die richtigen Prioritäten zu setzen und am Ende des Arbeitstages die wichtigsten Dinge erledigt zu haben.

Das Pareto-Prinzip

Diese Zeitmanagement-Methode gehört zu einer meiner Lieblingsmethoden. Warum? Weil es die Perspektive wieder geraderückt. Häufig verzetteln wir uns nämlich damit, unbedingt das bestmögliche Ergebnis erreichen zu wollen. Oder wir optimieren an Kleinigkeiten herum, die uns überhaupt nicht weiterbringen.

Genau hier knüpft das Pareto-Prinzip an: Bei sehr vielen Aufgaben reicht es nämlich aus, wenn du 80 Prozent erledigst und dich eben nicht an Kleinigkeiten aufhältst. Die restlichen 20 Prozent hast du dann dafür, dich dem nächsten Projekt zu widmen oder einfach früher Feierabend zu machen.

Das klingt nun zunächst ein wenig kryptisch. Denn woher sollst du wissen, welche 20 Prozent es sind, die du dir letztlich sparen kannst? Das erfährst du meist nur durch ausprobieren. Was mir an dieser Methode gefällt ist aber die Einstellung, die sie transportiert: Wir müssen nicht an jedem kleinsten Detail herum optimieren, sondern sollten uns einfach mal mit einem Ergebnis zufriedengeben.

Eat the Frog

Diese Methode ist besonders etwas für diejenigen unter Euch, die gerne Aufgaben aufschieben. Klar, besonders unangenehme Dinge schieben wir alle gerne vor uns her. Das Problem: Damit erledigen wir nicht nur die ungeliebte Aufgabe nicht, die Aufschieberitis blockiert uns auch darüber hinaus.

Der simple Trick: Die Aufgabe, die du wirklich überhaupt nicht erledigen magst, machst du zu Beginn des Arbeitstages als erste. Du wirst sehen, dass das immense Vorteile mit sich bringt:

Du erledigst die ungeliebte Aufgabe früh am Morgen, wenn du noch ausgeruht bist und viel Energie hast. Dann geht sie dir leichter von der Hand.
Nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist, freust du dich über deinen Erfolg und bist den Rest des Tages motivierter.
Auch die übrigen Aufgaben gehen dir leichter von der Hand, weil du nun mächtig Rückenwind hast.
Mit etwas Glück kannst du so schneller in den Feierabend starten.

Mein Tipp:Nutz die gewonnene Zeit nicht nur dafür, noch mehr zu arbeiten. Sondern setz sie ganz gezielt für dich ein und arbeite statt für andere an dir selbst oder deinen Ideen. Außerdem solltest du darauf achten, genügend Zeit für Familie und Freunde zu haben. Denn sie sind es, die dir einen Ausgleich zur Arbeit bringen.