Pareto Prinzip:
Minimaler Aufwand, größtmöglicher Ertrag?
Das Pareto-Prinzip, das auch unter dem Namen 80/20-Regel oder Pareto-Effekt bekannt ist, läuft einem meist relativ schnell über den Weg, wenn man sich mit Zeitmanagement -Methoden beschäftigt. Die Idee dahinter klingt sehr verlockend: Mit einem relativ geringen Einsatz kann man einen Großteil der Aufgaben erledigen. Allerdings ist Vorsicht geboten, denn die Methode sollte dich nicht dazu verleiten, Dinge links liegen zu lassen, die langfristig eben doch wichtig sind. Die Übersicht:
Woher stammt das Pareto-Prinzip?
Begründet wurde die Methode in Italien, genauer gesagt, von dem italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto (daher auch der Name). Ihm fiel zu Beginn des 20. Jahrhunderts auf, dass rund 80 Prozent des gesamten Vermögens in Italien in der Hand von nur 20 Prozent der Einwohner waren. Seine Schlussfolgerung: Wenn sich die Banken nur um die gut betuchten 20 Prozent der Bevölkerung kümmern, machen sie mit weniger Einsatz mehr Umsatz – und damit natürlich letztlich auch mehr Gewinn.
Was also als nicht ganz sympathische Idee startete, entwickelte sich im Laufe der Jahre zu einer Strategie, seine Mittel (und damit letztlich auch seine Zeit) effizienter einzuteilen. Denn die 80/20 Verteilung taucht immer wieder in ganz verschiedenen Bereichen auf. So zum Beispiel auch in der Kriminalitätsstatistik oder gar bei Unfällen. Grund genug, sich näher mit dem Prinzip zu befassen. Allerdings – so viel sei vorab verraten – eignet sich das Pareto-Prinzip nicht für Perfektionisten.
Wie nutze ich den Pareto-Effekt für mich?
Die 80/20-Regel lässt sich natürlich auch auf unternehmerische Abläufe übertragen. Denn das Prinzip besagt eben auch, dass wir mit 20 Prozent unserer unternehmerischen Tätigkeit 80 Prozent des Umsatzes machen. Wer es schafft, sich auf diese 20 Prozent zu konzentrieren, kann in weniger Zeit mehr verdienen. Klingt verlockend. Allerdings darf man sich dabei nicht zu sklavisch an die vorgegebenen Zahlen halten. Die Einteilung in 80/20 ist nur als grober Richtwert zu verstehen, der die Kernaussage untermauen soll: In der Regel können wir mit geringerem, dafür aber gezieltem Aufwand unseren Ertrag steigern und mehr Zeit für Freizeit oder andere Dinge haben, die uns am Herzen liegen.
Zunächst einmal muss man dazu aber diejenigen Geschäftsbereiche identifizieren, die besonders lukrativ sind. Das können zum Beispiel besonders lohnende Produkte oder Dienstleistungen sein. Auf der anderen Seite aber auch Kunden, mit denen man besonders viel Umsatz macht und bei denen es eine gute Gewinnspanne gibt.
Gerade für Menschen, die eine Selbstständigkeit planen, sind gute Auftraggeber ein wichtiges Element. Denn schlussendlich steht und fällt der wirtschaftliche Erfolg mit ihnen. Hält man sich an das Pareto-Prinzip, geht es daher zu Beginn der Selbstständigkeit, oder auch dann, wenn die Selbstständigkeit ausgebaut werden soll, darum, diese „Premium-Kunden“ zu identifizieren.
Die 80/20-Regel im Unternehmen
Die Zahlen zeigen, dass für die meisten Unternehmen tatsächlich auch das Pareto-Prinzip gilt: Die Mehrzahl des Umsatzes (unsere 80 Prozent) werden mit einer kleinen Zahl von Kunden (20 Prozent) gemacht. Unternehmen, die so wirtschaften, haben in der Regel ein gutes Fundament, um sich am Markt behaupten zu können und zu wachsen.
Genau das zeigt aber auch, wo Verbesserungsbedarf besteht: Wenn es im Unternehmen (oder mit der Selbstständigkeit) nicht läuft, könnte es daran liegen, dass du zu viel Zeit für Kunden aufbringst, die dich letztlich nicht weiterbringen. Das bedeutet nun natürlich nicht, dass du dich sofort von allen Auftraggebern trennen sollst, die nur einen kleinen Teil zum Umsatz beitragen. Im Gegenteil. Du kannst auch diese natürlich weiterhin als Teil deines Kundenstammes behalten. Allerdings solltest du die Zeit, die du für diese Kunden investierst, noch einmal genau durchplanen. Das Prinzip zeigt dir nämlich, dass du dich mit deinen richtig guten Kunden eingehender befassen solltest. So kannst du diesen beispielsweise bessere Angebote machen oder gar neue Dienstleistungen und Produkte genau auf sie zuschneiden.
Um zu wachsen, benötigst du natürlich daneben auch noch weitere Kunden und neue Auftraggeber. Den Einsatz, den du für diese aufbringst, solltest du jedoch immer nach dem Pareto-Prinzip evaluieren. Bedeutet: Sind es gute Kunden, mit denen ich eine ganze Menge Umsatz mache oder in Zukunft machen kann? Dann solltest du eher mehr Zeit und Ressourcen für diese einplanen. Machst du nur wenig Umsatz und besteht wenig Aussicht auf Besserung, sollte sich dein Einsatz in Grenzen halten.
Akzeptiere die Endlichkeit der Ressourcen
Vor allem Personen, die zu Perfektionismus neigen, haben häufig Probleme damit, das Prinzip anzuwenden. Denn es setzt voraus, dass man sich auch mit Ergebnissen zufrieden gibt, die eben nicht zu 100 Prozent dem entsprechen, was wir uns vorgenommen haben. Das ist aber nicht weiter schlimm. Wenn du das Prinzip nämlich stringent befolgst, wirst du feststellen, dass du auch mit weniger als 100%igem Einsatz deine Ideen vorantreiben kannst. Und das ist letztlich, worum es geht.
Hüte dich vor dogmatischen Vorstellungen
Ein Wort der Warnung noch zum Abschluss: Das Pareto-Prinzip soll nur als Denkanstoß, sozusagen als Daumenregel gelten, wenn es darum geht, Verbesserungspotenziale aufzudecken. Befolge es bitte nicht zu sklavisch. Es bedeutet nämlich nicht, dass du nun mit dem Taschenrechner jede deiner Handlung auf Effektivität und Effizienz hin ausrichten sollst. Das Prinzip ist eher dazu da, dich bei Veränderungsprozessen zu begleiten und dir zu helfen, wenn du Probleme hast, die Ressourcen, die dir zur Verfügung stehen, sinnvoll und geplant einzusetzen.
Zwar stimmt es grob, dass du mit 20 Prozent des Einsatzes ungefähr 80 Prozent des Ertrages erzielen kannst. Das bedeutet aber nicht, dass du die verbleibenden 80 Prozent deines Einsatzes nun in Freizeit umwandeln kannst. Denn auch das sind Aufgaben, die erledigt werden müssen und langfristig zum Erfolg deines Vorhabens beitragen. Die 80/20-Regel ist also keine Ausrede dafür, sich mit minderwertigen Ergebnissen zufrieden zu geben. Nach dem Motto: Ich habe jetzt ein Fünftel der Arbeit erledigt, damit mache ich ungefähr 80 Prozent des Gesamtumsatzes. Damit gebe ich mich zufrieden. Wenn du dein Vorhaben so verfolgst, wirst du es nach kurzer Zeit schon wieder aufgeben (müssen).
Daher solltest du nach Optionen suchen, wie du auch diese 80 Prozent noch effizienter nutzen kannst. Schaffst Du das nämlich, wird dein Unternehmen wachsen und du wirst tatsächlich mehr Zeit für Dinge haben, die nichts mit Arbeit zu tun haben.
Kurzum, willst du ein 100 %iges Ergebnis haben, musst du auch 100 Prozent Einsatz bringen.